Изложите особенности составления и оформления по организации документов
Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
При создании документа на нескольких языках, реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Cсылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “ Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.
Стандарты на формуляры - образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 “ УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов”.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.
Формуляр - образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром - образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 “УСД” документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.
В перечень реквизитов ОРД входят следующие.
Государственный герб.
Эмблема организации, учреждения, предприятия.
Изображение наград.
Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование министерства или ведомства.
Наименование учреждения, организации, предприятия.
Наименование структурного подразделения.
Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
Название вида документа.
Дата.
Индекс.
Ссылка на индекс и дату входящего документа.
Место составления или издания.
Гриф ограничения доступа к документу.
Адресат.
Гриф утверждения.
Резолюция.
Заголовок к тексту.
Отметка о контроле.
Текст.
Отметка о наличии приложения.
Подпись.
Гриф согласования.
Визы.
Печать.
Отметка о заверении копий.
Фамилия исполнителя и номер телефона.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка о переносе данных на машинный носитель.
Отметка о поступлении.
Предупредительный знак.