Особенности применения реинжиниринга
Рассмотрим типовые способы и приемы, применяемые при проектировании бизнес-процессов. Горизонтальное сжатие процесса означает объединение нескольких рабочих процедур (задач-операций) в одну работу. При этом компания избавляется от «сборочного конвейера», когда отдельные процедуры производственного процесса распределяются по отдельным рабочим местам, а исполнители подчиняются различным подразделениям компании. Весь новый процесс выполняется или одним сотрудником, или командой в несколько человек, что позволяет ускорить его на порядок. Достоинствами данного варианта являются:
уменьшение числа ошибок и сокращение числа работников, занятых устранением последствий этих ошибок;
улучшение управляемости производства за счет уменьшения числа людей и четко распределенной ответственности между ними.
Вертикальное сжатие процессов - предоставление исполнителям права принимать самостоятельные решения. При традиционной организации работ в компании для принятия решений исполнители должны обращаться к управленческой иерархии (поскольку считается, что сами они не имеют ни времени, ни склонности, ни глубоких и всесторонних знаний, необходимых для принятия решений). БПР расширяет полномочия и повышает роль каждого из сотрудников в работе компании, что приводит к уменьшению времени задержек, снижению стоимости продукции и услуг, ускорению реакции на запросы клиентов и т.д.
Выполнение шагов каждого процесса в естественном порядке, использование, наряду с линейным упорядочением работ, параллельное их проведение, что приводит к сокращению времени и затрат.
Преобладает смешанный централизованно-децентрализованный подход, - применение современных информационных технологий дает возможность компании действовать на уровне подразделений автономно (децентрализовано), сохраняя за ними возможность использования централизованных данных.
Для реинжиниринга ключевым является понятие бизнес-процессов: именно в этом заключается основное отличие реинжиниринга как менеджмента процессов от функционального менеджмента. Бизнес-процесс можно определить как совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.
Для осуществления такого управления необходима реализация нескольких важных факторов.
Первый - менеджмент процессов имеет не вертикальную (иерархическую), а горизонтальную структуру. Компании необходимо снизить, если не разрушить вообще, организационные барьеры и создать рабочие команды, которые были бы кроссфункциональными. Это способствует более прямому контакту с клиентами (и поставщиками) и взаимодействию с другими рабочими единицами.
Второй фактор заключается в том, что менеджмент процессов ставит на первое место, прежде всего, цикл времени. Понятие «цикл времени» можно определить как реально измеряемое время от начала производства до конца, до завершения производства или выполнения заказа или услуги. Это понятие отличается от понятия время производства.
Третьей критической переменной для менеджмента процессов является выбор. Смысл этого фактора заключается в том, что клиент не обязательно должен ждать целый день, когда ему доставят товар, а может выбрать определенное время в течение 48 или 72 часов, и соответствующая служба гарантирует доставку в назначенное время плюс минус полчаса.
Повышенное внимание к клиенту и его интересам является главной причиной применения управления процессами в организации.
Управление процессами является ключевым звеном в стратегии преобразования бюрократических организаций. Преобразования в рамках реинжиниринга нацелены на уменьшение административного регулирования, снижение иерархичности организации, повышение гибкости системы и ее упрощение - эти цели преследуют большинство реформ. Управление процессами предполагает создание совершенно иной структуры и распределение рабочих заданий, налаживание лучшей коммуникации с клиентами и поставщиками.
Существует несколько вопросов, на которые необходимо ответить, прежде чем начинать процесс реинжиниринга компании.
В первую очередь нужно понять, почему необходим реинжиниринг. Последний важен, когда текущая работа организационных систем устаревает и нуждается в радикальных изменениях для того, чтобы удовлетворять экономические потребности и соответствовать реалиям будущего.
Также в процессе реинжиниринга стараются использовать последние достижения в области информационных и коммуникационных технологий, которые позволяют применять самые различные подходы к выполнению работы.
Далее нужно определить, что именно изменяется в процессе реинжиниринга организации. Реинжиниринг концентрируется на ключевых рабочих процессах компании и перестраивает организационный менеджмент и системы поддержки так, чтобы они соответствовали не внутренним, а внешним требованиям. Особое внимание уделяется сокращению и продолжительности процессов производства товаров и услуг, которые добавляют стоимость основного продукта с точки зрения потребителя, совершенствованию технологий и коммуникаций для налаживания прямых связей между поставщиками, производителями и клиентами, созданию кроссфункционалъных рабочих команд, переориентированию административного аппарата на поддержку, а не регулирование.