Деловые совещания. Прием посетителей
В структуре затрат рабочего времени руководителей и специалистов хозяйств, как показывают многочисленные хронографические наблюдения, участие в деловых совещаниях и прием посетителей составляют от 15 до 35%. Поэтому весьма важно уметь проводить их организованно, с пользой для дела и без лишних затрат времени.
Деловые совещания облегчают координацию действий отдельных руководителей, позволяют оперативно передавать и получать необходимую информацию.
Руководитель, созывающий сотрудников для коллективного решения определенных вопросов, должен помнить, что такое обсуждение не снимает с него ни обязанности самостоятельно принимать решения, ни ответственности за их содержание и исполнение. Совещания следует проводить лишь по вопросам, которые руководитель не считает целесообразным решать единолично.
Деловые совещания нужно созывать лишь в тех случаях, когда действительно необходимо коллективное решение вопросов, и прежде всего, когда можно ожидать, что непосредственное общение руководителей и специалистов существенно ускорит и улучшит качество принимаемых решений.
Деловые совещания подразделяют на информационные, оперативные, дискуссионные и др.
Подготавливая очередное совещание, следует заранее планировать место и время его проведения, определять тематику и повестку дня, примерный состав участников, порядок подготовки участников совещания, помещения, докладов и проекта решения.
На ход и результаты обсуждения существенное влияние оказывает количество участников совещания. Рекомендуется собирать не более 20 человек, причем наиболее квалифицированных, для обсуждения рассматриваемых вопросов. Успех совещания зависит от профессионализма и компетентности председательствующего и других его участников. Деловое совещание необходимо завершать принятием решения, которое возлагает конкретные обязательства на его участников и руководимые ими коллективы. Лучше всего записывать его в книге поручений или записной книжке руководителя.
Важный элемент управленческой работы - прием посетителей и посещение производственных участков. В непосредственном контакте с работниками предприятия руководители и специалисты получают ценную информацию, а также обеспечивают оперативное разрешение производственных вопросов, личных просьб сотрудников.
Руководителям и специалистам хозяйств всегда надо помнить, что рядовые работники привыкли по всем делам обращаться непосредственно не в кабинете, а где придется: в поле, на улице, на собрании. Внимательное отношение к просьбам и заявлениям рядовых работников способствует успешному решению многих задач.
На практике сложилось три метода приема посетителей, соответствующие авторитарному, демократическому и либеральному стилям управления. При авторитарном методе к руководителю не всегда просто попасть на прием. Он вечно занят, спешит, дни и часы приема не всегда соблюдает. Люди, пришедшие на прием, не получаю необходимых разъяснений, а иногда после долгого ожидания уходят, так и встретившись с руководителем.
При демократическом методе соблюдается график приема, внимательно выслушиваются просьбы и заявления сотрудников, которые оперативно рассматриваются и решаются. Нельзя вести прием посетителей по методу «открытых дверей», когда они могут в любой час рабочего дня зайти к руководителю. Такой либерализм приводит к большим проблемам. Иногда это удобно посетителям, но вряд ли подходит руководителю, который лишается возможности сосредоточиться, поскольку его все время отвлекают.
Посещение производственных участков или обход рабочих мест руководителями не может быть строго регламентировано, хотя здесь следует придерживаться определенной системы. Рекомендуется сочетать регулярные посещения производственных участков с нерегулярными. Это повышает ритмичность работы, повышает ответственность исполнителей и укрепляет дисциплину.