Повышение эффективности работы
. Прежде чем вы решитесь приступить к практической части внесения изменений, еще раз следует напомнить о значении подготовительных и учебных мероприятий. Адаптация людей к предстоящим изменениям играет решающую роль для успеха всего процесса. Если эта задача не решается, например, посредством программы поощрения, изменения принципов и их практической реализацией, корректировки системы подготовки и переподготовки, осуществления надзора и контроля, предоставления необходимых пособий и технических средств, а также иными необходимых элементов поддержки, то вся проделанная с таким трудом работа может оказаться бесполезной.
. Реализуйте изменения. В процессе практического осуществления своей задачи следует помнить, что необходимо быть достаточно тактичным в своих движениях, если вы хотите, чтобы люди действительно приняли будущие перемены как неизбежные и необходимые. По этой же причине нужно предельно осторожно использовать механизм автоматической поддержки. Вы должны предвидеть шквал вопросов и критики и знать, как реагировать. Кроме того, предусмотрите в своих планах некоторое время на то, чтобы урегулировать проблемы, которые не могли проявиться за короткий промежуток времени существования «пилотного выпуска».
ЭТАП 6: ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ И ЗАКРЕПЛЕНИЕ УЛУЧШЕНИЙ
Завершающий этап процесса внесения улучшающих изменений связан с тем, что вам предстоит оценить эффективность предпринятых шагов и сделать все необходимое, чтобы закрепить успех.
. Произведите оценку эффективности воздействий в связи с выполнением задач третьего этапа. Основной акцент при проведении такой оценки следует сделать не на том, насколько популярны принятые меры, а в какой степени они позволили осуществить задуманное.
. При необходимости проведите критический анализ и переоценку предпринятых шагов. В большинстве случаев процесс переоценки предполагает несколько итераций. Постарайтесь по возможности добиться ощутимых результатов от вносимых улучшений как можно скорее.
. При достижении определенного уровня эффективности внесенных изменений, не упуская времени, предпримите необходимые меры по закреплению результатов. Чтобы убедиться в жизнеспособности новаций в данных условиях, необходим непрерывный мониторинг в связи с проделанной работой. Наряду с этим иные изменения, влияющие на рабочую обстановку, могут потребовать адаптации и корректировки. Не исключено также, что после подъема энтузиазма большинство сотрудников начнут возвращаться к старым, привычным методам работы. Чтобы этого избежать, необходимо предусмотреть проведение периодических тренингов с целью «повторения и закрепления материала», организацию встреч в группах для обсуждения достигнутого прогресса и выявления, связанных с внесенными изменениями проблем, подготовку пособий иных вспомогательных материалов, используемых на рабочих месте, и т. д.
МОДЕЛЬ, ПРИМЕНЯЕМАЯ ДЛЯ АНАЛИЗА ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
Оценить потребности организации в необходимых улучшениях можно после исследования четырех ключевых элементов:
• информационного аспекта,
• фактора влияния, обусловленного средой, обстановкой и применяемыми средствами,
• компетенции сотрудников
• мотиваций.
Симптомами неэффективной организации труда на уровне отдельного сотрудника, применяемого технологического процесса, рабочей группы, структурного подразделения организации, предприятия в целом будет отсутствие или неадекватное проявление всех или одного из указанных признаков.
Информация |
Среда и применяемые средства |
Компетентность |
Мотивация |
Стратегия бизнеса |
Организационная структура |
Знание |
Эмоциональное восприятие |
Общие задачи бизнеса |
Культура / ценности |
Навыки и умения |
Позиция сотрудника как профессионала |
Задачи и цели |
Менеджмент |
Способности |
Жизненная позиция |
Ответственность |
Коллеги |
Поведенческие аспекты |
Ответная реакция на работу «образцового сотрудника» |
Принципы |
Вспомогательные структуры, выполняющие функцию поддержки |
Ценности |
Предпосылки |
Описание конкретных функций (характеристика работы) |
Экспертные системы |
Позиции |
Система поощрений |
Графики |
Вспомогательные материалы, пособия, справочные системы |
Критерии отбора |
Система продвижения |
Нормы и стандарты в отношении качества работы |
Средства, способствующие работе |
Полномочия, возможность оказывать влияние |
Зарплата |
Система оценок, показатели |
Компьютерные системы |
Подготовка, тренинги |
Материальные стимулы |
Обратная связь |
Используемое приоритетное отличие |
Возможности обучения |
Нематериальные стимулы |
Критерии, определяющие назначение на ту или иную должность (возможность поручения определенной работы) |
Голосовая почта |
Объединения по признаку профессиональной принадлежности |
Ожидания |
История проекта |
Е-mail |
Соблюдение профессиональной дисциплины |
Признание |
Вспомогательные материалы, пособия |
Денежные средства, финансирование |
Возможность доступа к "правильным" сотрудникам |
Видение перспективы |
Подручные средства, пособия на рабочем месте |
Методы и процессы |
Возможность применить на практике полученные знания |
Уровень, задаваемый коллегами по работе |
Правила, инструкции |
Нагрузка |
Наименование должности | |
Информация |
Среда и применяемые средства |
Компетентность |
Мотивация |
Внутренние коммуникации |
Температура, освещение, качество воздуха в помещениях, планировка помещения (отдельные кабинеты, открытое пространство, офисные перегородки) |
Настораживающие сигналы (вызовы) | |
Трудовые процессы |
Интересная, осмысленная, содержательная работа | ||
Совещания, заседания, собрания | |||
Законодательство |