Личные дела
Личное дело - это совокупность документов, содержащих, содержащих сведения о работнике. По своей сути оно является более подробным вариантом личной карточки. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.
Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, но, как правило, на руководителей высшего и среднего звена и ведущих специалистов. Для остальных работников обычно используется только личная карточка формы Т-2.
В состав личного дела входят следующие документы:
· внутренняя опись документов, подшиты в личном деле;
· резюме;
· автобиография;
· анкета или личный листок по учету кадров;
· копии документов об образовании;
· трудовой договор;
· характеристика, рекомендательные письма;
· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
· копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
· дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;
· различные справки, относящиеся к данному работнику: списки изобретений, научных трудов и т.п.
Резюме - сжатая краткая информация, составленная работником (претендентом на вакантное место) о себе. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с будущим работником. На практике находят применения резюме различающиеся формой и объемом содержания. Как правило в резюме принято писать о своем образовании, опыте работы и своих положительных деловых качествах, чертах характера (как правило указывают не более трех, выделяя наиболее значимые для данной вакансии). Пример оформления резюме приведен в приложении 13.
Автобиография - документ в произвольной форме, но обязательно в хронологическом порядке, описывающий этапы жизни и трудоустройства работника. Образец приведен в приложении 14.
Характеристика - официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителя организации и заверяется гербовой печатью. Характеристика как обязательный документ при приеме на работу не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение. Примерная форма и содержание характеристики работника приведены в приложении 15.
Рекомендательное письмо - документ близкий по содержанию и назначению к характеристике. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не носит официальный характер. Трафаретная форма рекомендательного письма приведена в приложении 16.
Личные дела хранятся в сейфе предприятия. При увольнении работника его личное дело должно храниться на предприятии 75 лет с 1 января с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства.
Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно.