Проявление современной тенденции закона информированности-упорядоченности в функционировании организации
В процессе деятельности менеджера, а также любого учреждения возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи человека и организации. «Материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» - так определяет документ ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Под информационным обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации.
Современное информационное обеспечение состоит в своевременном и полном обслуживании управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными , позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).
Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач:
) организация домашинной и послемашиной фаз преобразования информации: стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям;
) организации банков данных: создание и введение системы массивов информации, организация процессов ее хранения и поиска;
) исследование эффективности информационного обеспечения.
Информация - совокупность сведений распространяемых в системе управления и необходимых для процесса управления.
Поэтому любой процесс управления включает в себя сбор и обработку информации, принятие управленческого решения и осуществление контроля за их исполнением.
Информационные потоки, проносящиеся в конце XX века над человеком и организациями как цунами, нередко ввергают людей в состояние паники или растерянности.
Много информации протекает мимо нас. Информационные службы компаний не в состоянии отследить даже информацию, непосредственно касающуюся их деятельности. Появился даже новый принцип передачи информации: «только главное и очень кратко».
Данные несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решения, называются информацией.
Существуют требования, предъявляемые к информации:
) достоверность;
) своевременность;
) полнота;
) оперативность (быстрота);
) экономичность;
) однозначность.
Информация представляет собой важный элемент информационной среды управления, ее разделяют на два больших класса:
1) объективную, овеществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах или знаниях);
2) субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, приказы, распоряжения, инструкции т.д.).
Информация, циркулирующая в любой социально-экономической системе, представляет информационную систему (информационную среду), характеризующуюся потоками, многочисленными обменами и преобразованиями, взаимосвязями.
Руководители и специалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научно-техническую, экономическую информацию об управлении.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности в деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения.
Благодаря полной, точной, достоверной информации в организации наиболее широко осуществляется коммуникативный процесс.
Коммуникативный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми, цель которого обеспечить взаимопонимание информации
Коммуникация представляет собой общение, процесс и получение информации при помощи языка определенного содержания.
В организации коммуникации или организационные коммуникации представляют собой обмен информацией, которая осуществляется в рамках формирования организации с помощью ряда промежуточных элементов.