Система информации в органах внутренних дел, требования, предъявляемые к информации, ее количественные и качественные характеристики.
· организация регистрации заданных параметров (показателей) функционирования системы и состояния объектов внешней среды.
· обработка первичной информации, поступившей в систему, систематизация ее и обобщение в виды и формы, необходимые для осуществления процесса управления;
· распределение поступившей и обработанной информации между звеньями системы управления (службами, подразделениями, исполнителями) согласно выполняемым ими функциям или конкретно решаемым задачам;
· обеспечение хранения поступившей информации, ее своевременный и релевантный поиск и выдача, согласно запросам, компонентов системы и внешней среды;
· организация своевременной передачи информации объектам внутриорганизационного управления и внешней среды;
· внедрение технических средств сбора, обработки, хранения и выдачи информации в целях ускорения этих процессов и улучшения их качества.
Параметры, определяющие характер информационных потребностей субъектов управления системы органа внутренних дел.
Органам внутренних дел и входящим в них службам и подразделениям, как и всякой социально управляемой системе, свойственна объективная конкретность информационных потребностей, вытекающая, во-первых, из принадлежности их к определенному звену системы государственных органов, во-вторых, от уровня, занимаемого органом в иерархической системе управления МВД России, и, в-третьих, от конкретно выполняемых задач и функций.
Рассмотрим подробнее взаимосвязь информационных потребностей с основными, определяющими их факторами: уровнем управления, задачами и функциями органа, применяемыми методами управления и стадиями самого процесса управления. Здесь важно предварительно сделать несколько замечаний общего характера. Во-первых, при определении информационных потребностей необходимо учитывать, что информационные потребности органа и его служб не являются чем-то постоянным и устоявшимся и определяются зачастую изменяющимися условиями функционирования органа и изменением актуальности тех или иных задач, поставленных перед органом внутренних дел. Во-вторых, в значительной степени на характер информационных потребностей влияет и такой фактор, как специализация и квалификация сотрудников органа. Как отмечалось нами ранее, чем шире творческий диапазон исполнителей, тем выше их информационные потребности, то есть с развитием специализации и повышением квалификации сотрудников возрастают и их потребности в более глубокой и разносторонней информации по различным аспектам деятельности органов внутренних дел.
Взаимозависимость видов информации и уровней управления, согласно науке управления, определяется различием «соотношения эмпирического и теоретического в используемой в управлении информации». Данный принцип, применительно к системе органов внутренних дел означает, что чем выше уровень управления, чем большей степени общности (и обобщенности) используемая им информация, тем значительнее удельный вес комплексной и научной информации в информационных потребностях занимает, тем разносторонне и сам характер потребляемой информации, ее тематическая широта. Таким образом, можно сделать вывод, что хотя объемы потребляемой информации по уровням управления примерно одинаковы (они определяются физическими и интеллектуальными возможностями человека), тематическая широта и степень общности информации, используемой в управленческой деятельности, различны.
Однако определяющим фактором информационных потребностей любой системы является конкретное содержание регламентированных ее задач, функций или разовых целевых установок, поставленных перед ней вышестоящей системой либо выработанных самим органом. Такой подход позволяет из огромного массива разносторонней информации выделять, собирать и анализировать лишь те сведения, которые необходимы для решения задач управления. Четкое соответствие поступившей в орган внутренних дел информации поставленным перед ним задач, регулируемым параметрам, вытекающим из соответствующих критериев оценки, а также регламентируемый характер внутрисистемных взаимосвязей и взаимосвязей с объектами внешней среды позволяет устранить как избыточность, так и недостаточность информации, то есть организовать наиболее рациональное течение всех информационных процессов в системе в целом и обеспечение ее всеми оптимально необходимыми для управления сведениями.