Организация деятельности по управлению персоналом
. Организация кросс-акций с другими брендами, организация работы курьеров и промоутеров, аттестация курьеров и промоутеров, поиск новых курьеров и промоутеров;
. Планирование и составление бюджета рекламных кампаний - окончательный вариант утверждается руководителем;
. Организация и проведение общегородских мероприятий: вечеринок, олимпиад, соревнований, и т.д.;
. Работа со школами, поиск новых партнеров, участие в проводимых школами мероприятиях;
. Общение с клиентами, предоставление грамотной и корректной информации об условиях участия и содержании языковых программ, предоставление всех форм, необходимых для заполнения, проверка правильности их заполнения;
. Подробное консультирование по всем пунктам договора.
Должностные инструкции бухгалтера:
. Своевременное и грамотное внесение в Enterprise всех оплат, поступающих из бухгалтерии Головного офиса, допустимо 2 ошибки в месяц;
. Своевременная передача данных по оплате услуг в соответствующие отделы (периоды и частота передачи согласовываются с руководителями отделов и непосредственным руководителем);
. Выставление счетов компаниям - субагентам, не позднее, чем на следующий день после получения от них отчета о продажах, выставление счетов компаниям - корпоративным клиентам в день получения заявки на услуги;
. Отслеживание оплат от субагентов и корпоративных клиентов, своевременное оформление расходных накладных в ЕЕ, своевременная передача в Москву счетов для оплаты, не позднее, чем на следующий день после получения;
. Прием платежей от клиентов наличными и по кредитной карте;
. Ведение книги кассира-операциониста ежедневно, инвентаризация БСО и выдача под роспись, заказ БСО в головном офисе;
. Отправление и прием посылок, оформление документов для выдачи депозитов, ведение ежемесячных таблиц по расходам офиса;
. Составление отчетов по авиабилетам;
. Проведение сверок с налоговыми органами один раз в полгода;
. Сдача наличных денег инкассации;
. Своевременное отправление закрывающих документов в Москву.
Рис. 6 Организационно-технологические и управленческие связи ООО «STAR Travel»
управленческая связь
информационная связь
Руководитель подразделения отдаёт распоряжения своим непосредственным подчиненным: руководителю отдела бронирования, руководителю отдела рабочих программ, а также заместителю руководителя по развитию. Соответственно перечисленные руководители отдают распоряжения своим непосредственным подчиненным: оператору по бронированию и координатору рабочих программ.
Информация поступает как сверху вниз, так и снизу вверх. От координатора и оператора поступает информация о клиентах, количестве обращений по бронированию и выписке билетов, о количестве студентов, проходящих по программе Work and Travel, о количестве выданных международных студенческих (ISIC) и преподавательских (ITIC) удостоверений. В свою очередь от руководителей к подчиненным поступает информация об изменениях, происходящим по студенческим программам, по правилам выдачи международных удостоверений, которые поступают руководителю подразделения из ООО «STAR Travel» (г. Москва). Так же стоит отметить, что информационные потоки идут, не только вертикально, но и горизонтально. Поэтому все сотрудники легко ориентируются по всем направлениям работы офиса, и в случае необходимости могут заменить друг друга