Инициирование изменений и управление ими
• как заручиться поддержкой менеджмента и рядового персонала в связи с намеченными изменениями?
Система обратной связи
Система раннего оповещения бесполезна, если информация о соответствующих сигналах не будет своевременно передана тем, кто может предпринять адекватные меры. Поэтому, внедрив процесс раннего оповещения, необходимо задуматься о формировании системы обратных связей. Вопросы:
• кто обеспечит максимальный поток информации по внутренней обратной связи, обладающей наибольшей глубиной, и соответственно на ком агенты должны остановить свой выбор;
• действует ли на сегодняшний день механизм, который позволяет получать и фиксировать отклик рынка (потребителей) о предлагаемой продукции, услугах, информацию о сложившемся представлении об организации; если да, то как работает этот механизм; насколько регулярно он используется; если нет что необходимо предпринять для того, чтобы создать и проверить работоспособность этого механизма;
• общаетесь ли вы на профессиональные темы с коллегами из других организаций; если да, то существует ли механизм, который позволяет учесть результаты такого взаимодействия при работе механизма обратной связи;
• если вы выступаете в качестве неформального или официально утвержденного связующего звена в процессе коммуникации с другими подразделениями или в связи с рассмотрением вопросов, связанных с процессом преобразований, то каким образом можно интегрировать вашу работу в систему обратной связи; если это не так, то каким образом можно сформировать такие связи;
• на настоящий момент можно ли описать такую схему обратной связи в рамках организации, которая полностью отвечала бы вашим потребностям; если нет, то обладаете ли вы достаточными внутренними резервами, чтобы самостоятельно построить такую систему;
• какие должны быть введены процессы, чтобы вы смогли вовремя отреагировать на сигналы системы раннего оповещения;
• в какой момент вы должны выйти за пределы своего «штатного расписания», чтобы принять адекватные меры в связи с сигналами системы раннего оповещения;
• кому можно доверить координацию рекомендуемых вами мероприятий в связи с назревающими изменениями;
• кто способен эффективно вести переговоры и вообще отражать вашу позицию в связи с предпринимаемыми мерами на этапе, когда необходимо будет заручиться поддержкой других подразделений организации;
• что необходимо сделать, чтобы заручиться поддержкой менеджмента и рядового персонала в связи с предлагаемыми преобразованиями?
Процессы планирования и осуществления преобразований распространяются на всю организацию, и поэтому необходимо подключить все влиятельные и заинтересованные стороны. Принципиально важно, чтобы организация могла со всей ответственностью сказать, кто на самом деле обладает достаточным влиянием, подразделяя заинтересованные стороны по следующим критериям:
· серьезное или незначительное влияние на организацию;
· временные или стабильные связи в рамках организации;
· принадлежность к организации;
· прямое или косвенное влияние извне, через механизмы конкуренции и рынки.
Действительно ли этот анализ необходим? Его значение трудно переоценить: слишком много примеров, когда преобразования не достигали своей цели, хотя опирались на хорошую базу. Недостаток один - отдельные заинтересованные группы не учитывались и не включались в процессы подготовки и планирования преобразований, не получали возможность участия в управленческих инициативах