Служба делопроизводства в ОАО ХЗБ и ее задачи
Закон Украины «О внесении изменений в Закон Украины« О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях », утвержден 13 декабря 2001 года, определяет делопроизводство как совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами.
Обеспечение рациональной постановки делопроизводства в ОАО ХЗБ, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий, возлагается на службу делопроизводства.
Работа службы делопроизводства регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе положения (устава) о ОАО ХЗБ и Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153.
Организация труда персонала службы делопроизводства ОАО ХЗБ предусматривает:
) оптимальная организационная структура службы делопроизводства;
) выбор рациональной формы делопроизводства;
) четкое распределение функций между работниками путем выполнения соответствующих делопроизводственных процессов и операций;
) правильное определение количественного состава работников;
) нормирование труда каждого;
) внедрение прогрессивных методов управления персоналом для функционирования службы делопроизводства как единой команды профессионалов
) применение средств современной компьютерной и организационной техники;
) рациональную организацию рабочих мест и условий труда;
) нормативно методическое обеспечение делопроизводства.
Факторами, которые определяют вид и структуру службы делопроизводства и влияют на ее функции и объем выполняемых работ ней, являются:
) размер и территориальное размещение учреждения;
) количественный состав работников учреждения;
) объем документооборота
) принята форма организации делопроизводства;
) уровень механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.
Организационная структура на ОАО «Хмельницкжелезобетон» представляет собой технологически сформирован набор органов и подразделений, который на данном этапе функционирования предприятия соответствует существующим целям и выполняемым функциям. Главным критерием в построении организационных структур является выполнение планов и реализация стратегий, а управление рассматривается как вспомогательная по отношению к главным функциям.
Производственно-организационная структура ОАО «Хмельницкжелезобетон» представляет собой совокупность органов, объединенных по линейно-функциональному принципу построения организационных структур.
Решающим фактором для выбора оптимальной формы организации делопроизводства в ОАО ХЗБ и определения структуры и штатного состава службы делопроизводства является объем документооборота, который определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов в год.
В зависимости от объема документооборота установлены 4 категории учреждений:категория - с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;категория - от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;категория - от 10 до 25 тыс. документов в год;категория - до 10 тыс. документов в год.
Учитывая категорию учреждения, количество и территориальное размещение ее структурных подразделений, форма организации делопроизводства в ОАО ХЗБ является смешанной - т.е. в учреждениях I-II категории со сложной структурой и большим объемом документооборота.