Служба делопроизводства в ОАО ХЗБ и ее задачи
) организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов;
) организует печатное изготовление, копирование и тиражирование документов;
) унифицирует системы документации и документов с учетом возможности их машинной обработки, принимает меры к сокращению количества форм и видов документов;
) осуществляет контроль за подготовкой и оформлением документов, за их своевременным выполнением в учреждении, принимает меры к сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы;
) принимает, регистрирует, ведет учет, обеспечивает хранение, оперативный розыск, информирование по документам и доставляет документы;
) обеспечивает соблюдение единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, создаваемых во время деятельности учреждения и организаций, которые принадлежат к сфере его управления, для передачи на государственное хранение;
) совершенствует формы и методы работы с документами в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления, с учетом использования организационной техники и ПК;
) осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в подразделениях учреждения;
) организует повышение квалификации работников учреждения в работе с документами;
) внедряет государственные стандарты, унифицированные системы документации (УСД), другие нормативы в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления;
) заверяет печатью документы в случаях, предусмотренных инструкцией для работы с документами в учреждении [22].
При распределении этих функций следует заботиться об обеспечении оптимального баланса между организационными требованиями к эффективности и производительности и индивидуальными потребностями творчества и автономности, нахождение необходимой степени специализации, структуризации работ-группировка по определенной логике. Объем работ по каждой из функций определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы. Непосредственное выполнение задач и функций службы делопроизводства возлагается на его сотрудников.
Деятельность работников службы делопроизводства регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем службы делопроизводства на основании «Классификатор профессий ДК 003-95», утвержденного приказом Госстандарта Украины от 27 июля 1995 г. № 257, и утверждаются руководителем учреждения. А значит, название должности должно соответствовать функциям, возложенным на работника. К основным категориям персонала ОАО «Хмельницкжелезобетон» согласно государственному Классификатор профессий ДК 003-95 относят руководителей, профессионалов, специалистов, технических служащих и рабочих.
В своей работе сотрудники службы делопроизводства учреждения должны руководствоваться законами Украины, которые устанавливают порядок организации делопроизводства и архивного дела, нормативно-правовыми актами уполномоченного центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства и других органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, национальным стандартом на организационно -распорядительную документацию, распорядительными документами учреждения высшего уровня и данного учреждения, указаниями государственных архивных учреждений и архивных отделов городских советов.