Формирование и хранение личных дел
Порядок ведения личных дел на «ОАО Хмельницкжелезобетон» регулируется рядом нормативно-законодательных актов среди которых:
) Примерная Инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153.
) Методические рекомендации относительно применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти и образцов оформления документов личных дел
) Постановление Кабинета Министров Украины от 25.05.98 № 731 «Об утверждении Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти»
В практической работе используются Методические рекомендации относительно применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденные приказом начальника Главгосслужбы от 5 июля 1998 года № 24 с дополнениями, внесенными приказом Главного управления государственной службы Украины от 12 декабря 2000 года № 73, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 27 декабря 2000 года № 956/5177.
Для того, чтобы правильно и своевременно принять решение по любому вопросу руководителю учреждения необходимо владеть информацией о состоянии личного состава и движение кадров. Четкая организация учета личного состава является необходимым условием успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.
Непосредственно организация учета кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера, секретаря или иного сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.
В документации по личному составу отображается деятельность учреждения по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров. Служебные документы по личному составу являются основанием для предоставления гражданам документов, удостоверяющих их личность, должность, специальность, а также основой для получения льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.
Личные дела государственных служащих ведутся в порядке, утвержденном Постановлением Кабинета Министров Украины от 25 мая 1998г. № 639. трудовой кадровый документация книжка
Личное дело формируется из документов, предусмотренных Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти. Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые, личные качества. Учитывая это они могут быть использованы для проведения социально-демографических исследований. Кроме того, как показывает опыт изучения личных дел, в них нередко можно найти документы, необходимые для изучения истории развития тех или иных предприятий, учреждений. Она занимает основное место в системе персонального учета работников. На основании документов, которые группируются в ней проводится изучение, подбор и использование кадров управления. Заводятся личные дела на руководителя предприятия, его заместителей, начальников отделов и служб, их заместителей, материально ответственных лиц, специалистов и т.д Первоначально в личное дело заносят документы, отражающие процесс приема на работу, потом - все основные документе, возникающие в течение трудовой деятельности работника в учреждении.