Формирование и хранение личных дел
) наличие литерных и пропущенных номеров листов;
) номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками т.д.;
) номера крупноформатных листов;
) номера конвертов с заключением и количество листов вложений.
Итоговая запись подписывается его составителем (с расшифровкой должности и подписи), проставляется дата.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т.п.) указываются в удостоверяющем надписи со ссылками на соответствующий документ (приказ, акт).
В случае большого объема перенумерации листов в деле конце ее складывается новый удостоверяющий надпись. Старый удостоверяющий надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, содержащий сведения о порядковых номерах документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ .
К внутренней описи составляется итоговая запись, в котором приводятся цифрами и прописью количество документов, включенных в описи, и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывает его составитель. Если дело оправлены или подшито предварительно без внутренней описи, то его бланк подклеивать к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, их изъятия, замена оригиналов копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие документы (приказы, акты и т.д.), и к внутренней описи составляется новый итоговая запись. С целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все ее листы, кроме листов итоговой надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Применение чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист формата, большего, чем формат А4, подшивается в одну сторону и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, а затем на формат А4.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним боком другие документы (вырезки, вставки в текст, переводы и т.д.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшиты в дела конверты с заключением нумеруются порядковой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте.
Подшиты в дело документы с собственной нумерацией листов сохраняют такую нумерацию, если она соответствует последовательности расположения листов в деле.
При наличии многих ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве осуществляется их перенумерация, во время которой старые номера зачеркиваются одной косую черту и рядом ставится новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение буквенных номеров листов (1а, 126 и т.д.). Чтобы предотвратить потерю личного дела, в ней необходимо держать регистрационно-контрольную карточку. Контрольная карта остается в отделе кадров на период выдачи личного дела. После возвращения последней в контрольной карточке проставляется дата возврата, а личное дело возвращается на свое место. При отправке личного дела почтой указывается дата отправления, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возврата дела. После передачи личного дела в архив контрольная карточка уничтожается. Сохраняется личное дело в архиве как самостоятельная единица хранения. В случае перевода работника на другую работу личное дело, как правило, не передается. Исключение составляют случаи перевода лица с предприятия на предприятие одной системы [25, 34].