Формирование и хранение личных дел
Перед передачей дел в архив учреждения в текст на их обложках вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в случае необходимости к заголовку дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности, указания на копирование документов т.д.).
На обложках дел проставляются даты документов, помещенных в каждое дело. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов.
В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В случае изменения наименования организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватывающего документы дела, или при передаче дела в другой организации (структурного подразделения) на обложке дела указывается новое наименование учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки. Надписи на обложках дел делаются только светостойкими черными чернилами.
В случае помещения в дело титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела.
После увольнения работника заявление о его увольнении, копию приказа (распоряжения) или выписка из него, а также другие документы (письмо о переводе на другую работу, представление на увольнение и т.д.), на основании которых издан приказ (распоряжение), подшивают в личное дело и записывают в опись. В приложении к личному делу работника делается запись о его увольнении. После выполнения этих процедур личное дело изымается и хранится в отделе кадров в течение двух лет, затем сдается на хранение в архив организации до конца общего срока хранения - 75 лет.
Доступ к личным делам должен быть ограниченным. Издаются личные дела для служебного пользования только лицам, круг которых определен руководителем учреждения. Не разрешается задерживать личное дело больше, чем на один день, выносить ее за пределы предприятия. В случае использования личного дела запрещается делать какие-либо исправления ранее сделанных записей или вносить новые, удалять старые документы или привлекать новые. Не разрешается выдавать личное дело лицу, на которое она заведена. Они находятся на особом хранении наравне с секретными документами.
Во время оправки или подшивки документов дела не разрешается касаться их текста. Если текст документов напечатаны слишком близко к их левому краю, то нужно нарастить корни документов бумагой того же качества, что и носители текста документов.
При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела оформляется на отдельном листе удостоверяющий надпись.
Удостоверяющий надпись дела составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Удостоверяющий надпись составляется на отдельном листе, помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на оборотной стороне последнего чистого листа.
В удостоверяющем надписи указываются цифрами и прописью количество листов в деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи, если он есть.
В удостоверяющем надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: