Формирование и хранение личных дел
) дополнение к личному листку по учету кадров форма П-2 ДС утвержденный Приказом Министерства статистики Украины от 26 декабря 1995 г. № 343 (Приложение 3);
) справки и другие документы.
Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменение фамилии работника и др. к личному делу не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Не рекомендуется включение в личное дело приказов (распоряжений) об отпусках, о направлении в командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации или стажировку.
Не включаются также документы второстепенного значения: справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья потому что эти документы не подлежат длительному хранению. Но могут группироваться в самостоятельное дело отдельно от личных дел или размещаться в «кармане» на обратной стороне обложки личного дела.
Законченные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны сдаваться в архив учреждения для дальнейшего хранения и использования. Как правило, личные дела размещают в сейфах или, на крайний случай, в специально для этого приспособленных железных шкафах, запираемых [21].
Документы личного дела подшиваются в специально изготовленных обложках или в стандартных скоросшивателей. Каждое личное дело находится в специально предназначенной для этого папке формата А-4.
Хранение личных дел обеспечивают работники кадровой службы, которые несут ответственность за соблюдение установленного порядка учета, хранения и выдачи личных дел.
Для обеспечения сохранности и аккуратности личных дел, что свидетельствует о культуре делопроизводства в учреждении, их нужно оформить должным образом.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по нумерации листов в деле, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, удостоверяющего надписи дела, подшивку или переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление итоговой надписи дела, составление в случае необходимости внутренней описи документов дела; подшивку оформление обложки дела и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела [21, 25].
На обложке личного дела необходимо отметить:
) наименование предприятия, организации, учреждения;
) название структурного подразделения;
) номер дела;
) количество листов в деле;
) срок хранения дела;
) архивный шифр дела.
) фамилия, имя и отчество (в именительном падеже);
) дату заведения и окончания личного дела (день принятия на работу и день увольнения).
Реквизиты, которые проставляются на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование предприятия, учреждения указывается в именительном падеже полностью с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках (или без) после полного названия; наименование структурного подразделения - записывается название структурногоподразделения в соответствии с утвержденной структуры, индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из действующей номенклатуры учреждения, дата дела - указывается год (годы) начала и окончания дела в делопроизводстве.